Preguntas frecuentes

Una anotación marginal es una nota que se deja al margen de una escritura pública matriz para informar que existe otro documento o resolución que puede modificar, complementar, rectificar, revocar, dejar sin efecto o afectar el acto original.

En términos simples, si un acto posterior cambia o afecta una escritura pública anterior, esa situación debe quedar vinculada a la escritura original mediante una nota marginal. El fundamento legal se encuentra en otras normas en el artículo 1707 del Código Civil.

• Nota de rectificación: corrige errores en un documento (datos en cláusulas, errores numéricos, individualización de partes, etc.).
• Nota de modificación: permite la modificación total o parcial de una escritura pública.
• Nota de medida precautoria: asegura el cumplimiento de una obligación o el resultado de un juicio. Estas notas las ordena un tribunal.
• Nota de resolución judicial: permite anotar cualquier resolución judicial debidamente certificada al margen de una escritura pública.
• Nota de revocación: Deja constancia de que un poder otorgado por escritura pública fue revocado mediante otro instrumento o antecedente legalmente procedente.

El trámite es presencial. Debes acudir a nuestras oficinas trayendo:

• La escritura pública, protocolización o sentencia (con su certificado de ejecutoria si corresponde) que se va a anotar, en formato impreso o copia original.
• Datos de la matriz a anotar: notaría, fecha de otorgamiento y repertorio.

El archivo judicial solo puede practicar la anotación si los antecedentes permiten identificar claramente la matriz correspondiente. Si faltan datos esenciales, será necesario complementarlos antes de continuar.

• Costo: $13.000 por cada nota. Si tu escritura debe anotarse en más de una matriz, se cobra por cada una.
• Plazo: 3 días hábiles desde el pago.
• Retiro: en el módulo de Entrega de Documentos, de 13:00 a 14:30 hrs. Conservamos el documento hasta 60 días.

Debes presentar copia autorizada de la resolución judicial y, cuando corresponda el certificado de ejecutoría. La resolución debe individualizar claramente las escrituras o matriz donde se solicita la anotación. Si. Los datos no son suficientes, será necesario complementar o aclarar la información ante el tribunal correspondiente.

Primero, la revocación debe constar en una escritura pública u otro antecedente legalmente procedente. Luego, puede solicitarse su anotación al margen de la matriz del poder original, Siempre que el protocolo se encuentre bajo custodia del Archivo Judicial. Los efectos jurídicos de la revocación dependerán del acto, de su comunicación y de las normas aplicables al caso concreto..

La rectificación o complementación de una escritura pública se efectúa mediante otra escritura pública o protocolización que individualice correctamente la matriz que se quiere rectificar o complementar. Solo podemos anotar al margen escrituras públicas, protocolizaciones o resoluciones judiciales.

Este es un trámite especial, normalmente vinculado a bancos, instituciones financieras o juicios civiles. En caso de extravío, pérdida o deterioro de una copia autorizada endosable, puede requerirse una gestión judicial previa. Una vez dictada la resolución correspondiente, podrá solicitarse la anotación marginal si la resolución lo ordena o permite identificar claramente la matriz respectiva. Para el retiro o gestión del documento podrá exigirse acreditar personería o mandato suficiente.

Necesitas:

• Rol y año de la causa
• Tribunal de origen
• Legajo y año de envío al archivo

Información adicional útil: materia de la causa y partes involucradas.

El trámite cuesta $6.000, con plazo mínimo de 7 días hábiles y máximo de 15. Para causas anteriores a 1985 el plazo puede extenderse por la antigüedad de los documentos.

El legajo es un número y año asignado por el tribunal a un expediente cuando se envía a custodia del Archivo Judicial. Funciona como una coordenada que permite localizar el expediente.

Para obtenerlo:

• Causas anteriores a 1985 (civiles): puedes solicitar el legajo en el Archivo Judicial.
• Causas posteriores a 1986: debes acudir directamente al tribunal de origen.

1. Objetivos

• Establecer las pautas para la elaboración, control y entrega de documentos por parte de las Instituciones del Estado a la bodega del Archivo Judicial de Santiago.
• Contar con un control eficaz y eficiente de la documentación a custodiar por parte del Archivo Judicial de Santiago.
• Lograr una óptima manipulación de la documentación durante su traslado, permitiendo cumplir con los resguardos necesarios para su conservación.

2. Tipo de documentación a recibir

La documentación que puede ser recibida incluye:

• Expedientes
• Custodias
• Cajas
• Copiadores de Sentencia
• Libros de Ingreso Corte
• Índices Judiciales
• Archivadores
• Recursos
• Libros de Estado
• Juicios Arbitrales
• Otros documentos relacionados

3. Normas de almacenaje para envío de documentación y custodias al Archivo Judicial de Santiago

Legajos

• La altura máxima del legajo debe ser de 20 cm.
• Debe incorporar un índice detallado.
• Debe venir rotulado con letra y número visible, indicando:
  • Número de legajo.
  • Año.
  • Naturaleza (Contencioso, Voluntario, Laboral, Menores, Criminal, Violencia Familiar u otra).

Cajas y custodias

• Las custodias deben enviarse en caja oficio o doble oficio cuando correspondan a archivadores o libros copiadores de sentencias.
• Deben prepararse de forma similar a los legajos y utilizar cajas resistentes.
• Las cajas deben estar rotuladas indicando:
  • Número de caja o custodia.
  • Año.
  • Naturaleza.
  • Contenido.
• Las cajas deben llevar impreso en uno de sus costados un índice con su contenido y número de caja.
• Si una caja contiene custodias, estas deben estar enumeradas e indicar el año correspondiente.
• Debe acompañarse un CD de respaldo con toda esta información, la cual será registrada y respaldada en el servidor del Archivo Judicial debido al frecuente desprendimiento de los índices de las cajas.

Coordinación para la recepción

• La entrega de legajos, cajas, custodias y otros documentos debe acompañarse obligatoriamente de:
  • Tres copias físicas de los índices.
  • Índices en formato digital (CD).
  • Un oficio que especifique todo el contenido entregado, con las respectivas firmas y timbres.

Traslado al Archivo Judicial de Santiago

• El traslado puede coordinarse a través de la Corporación Judicial o realizarse de forma particular por cada institución.
• Si el traslado se realiza mediante la Corporación Judicial, debe solicitarse previamente día y hora.
• Una vez fijada la fecha de envío, esta debe informarse a la Bodega del Archivo Judicial para coordinar el traslado y la recepción.
• Si el traslado es por vía particular, debe coordinarse directamente con la Bodega del Archivo Judicial de Santiago.

Horarios y contacto

• Recepción de documentos: lunes a viernes, de 15:00 hrs.
• Solicitud de recepción y coordinación de traslado: lunes a viernes, de 08:30 a 15:00 hrs.
• Teléfono: 22 628 7130.
• Correos electrónicos: kamestica@ajs.cl y dalfaro@ajs.cl.

Este procedimiento aplica para todos los Juzgados Criminales, Civiles, Laborales, de Menores de Santiago, Menores de Pudahuel y Colina.

Para la Corte Suprema y la Corte de Apelaciones aplica el mismo procedimiento, con la salvedad de que el horario de entrega es de lunes a viernes, entre las 10:00 y las 15:00 horas.

Para consultar (vista de expediente)

1. Acude al tribunal de origen para obtener los datos.
2. Acude a nuestras oficinas y rellena el formulario correspondiente.
3. Paga el costo de consulta ($6.000).

Para desarchivar

1. Obtén la resolución que concede el desarchivo.
2. Acude a nuestras oficinas con los datos y la resolución.
3. Paga el costo ($6.000). Plazo: 15 días hábiles, puede extenderse según la complejidad.

Primero debes haber realizado el trámite de consulta. Luego:

1. Acude a nuestras oficinas y rellena el formulario de Solicitud de Copia de Expedientes (rosado).
2. El personal contabilizará las fojas y te indicará el costo.
3. Paga en caja y retira las copias después de 2 días hábiles.

Costo: $3.900 por foja, más $2.000 por la firma del archivero al final del documento.

Necesitas: número y año de caja, tribunal de origen, rol y año de la causa, número y año de custodia, partes involucradas y materia.

Acude a nuestras oficinas, completa el formulario y paga el costo de consulta ($6.000). Para copia: $3.900 por foja + $2.000 por firma del archivero. Plazo: 7 a 15 días hábiles.

El Archivo Judicial de Santiago ya no emite certificados de término de causa. Este trámite se debe realizar de manera directa ante el 34° Juzgado del Crimen de Santiago, ubicado en Av. Pedro Montt 1853, Santiago (Metro Rondizzoni)

Posesión efectiva

Realiza primero el trámite de consulta. Una vez disponible el expediente, solicita copia rellenando el formulario correspondiente. Para expedientes de más de 80 fojas el plazo puede ser de 2 a 15 días hábiles. Costo: $3.900 por foja + $2.000 por firma.

Nulidad de matrimonio

Verifica la anotación marginal en el certificado de matrimonio del Registro Civil. Acude al tribunal correspondiente para obtener legajo y año de envío. Con esos datos haz el trámite de consulta en el Archivo. Costo: $6.000 consulta, $3.900 por foja + $2.000 firma para copias.

Juicios arbitrales

Necesitas el oficio de recepción del Archivo Judicial proporcionado por el juez árbitro. Si no lo tienes, aporta los datos del juez, partes y fecha de recepción. Costo: $6.000 consulta, $3.900 por foja para copias.

Libros copiadores de sentencia

Son registros que contienen el resumen de una sentencia. Necesitas: naturaleza del procedimiento (voluntario o contencioso), fecha exacta de la sentencia, tribunal de origen y partes de la causa. Costo: $6.000. Plazo: 7 a 15 días hábiles. Copia: $3.900 por foja + $2.000 firma.

Libros de índice de tribunales

Disponemos parcialmente de libros de índice de la Corte de Apelaciones de Santiago y de los Tribunales Civiles entre 1901 y 1985. La consulta es gratuita y se realiza en nuestro horario de atención. Para otros años o tribunales, acude al tribunal correspondiente.

• 34° Juzgado del Crimen de Santiago: Av. Pedro Montt 1853, primer piso.
• Tribunales de Familia de Santiago: Gral. Mackenna 1477, Santiago.
• Tribunales de Familia de Pudahuel: Av. San Pablo 4455, Quinta Normal.
• Tribunales Civiles: Huérfanos con Compañía 1409, Santiago.
• Juzgado de Letras del Trabajo: San Martín 950, Santiago.
• Tribunales de Colina: Calle Interprovincial 130, esquina Av. San Martín, Colina.

Entre el 2 de enero de 1982 y el 11 de abril de 2004, el Archivo Judicial llevó el Registro Nacional de Testamentos. Desde 2004, ese registro lo administra el Servicio de Registro Civil e Identificación.

Para averiguar si una persona dejó testamento, debes solicitar un Certificado de Última Voluntad. Necesitas presentar el certificado de defunción de la persona y completar un formulario que te entregamos.

Tipos de testamento

• Testamento abierto: es público y se incluye en los repertorios. Puedes pedir una copia en el Archivo Judicial.
• Testamento cerrado: no es público. El registro está en poder del notario que lo autorizó y del albacea, si fue designado.

Costo: $5.000. Plazo: 2 días hábiles. Retiro: 13:00 a 14:30 hrs.

Te dejamos un resumen de los principales servicios. Encuentra la tabla completa y la calculadora de carillas en nuestra página de tarifas.

• Certificado de Última Voluntad — $5.000
• Notas marginales — $13.000
• Vigencias — $12.000
• Desarchivo / consulta de expedientes — $6.000
• Copia de escritura: primera carilla $5.900, cada adicional $3.900

Ejemplos de costos por carillas:

• 1 carilla: $5.900
• 2 carillas: $9.800
• 3 carillas: $13.700
• 4 carillas: $17.600

Puedes pagar presencialmente en caja o en línea a través de Servipag. El plazo de entrega de tu trámite empieza a correr desde que se acredita el pago.